[01]บทนำ
บริษัท ไอเดีย วิวัฒน์ จำกัด (สำนักงานใหญ่) ซึ่งเป็นผู้ให้บริการ IntraMind ให้ความสำคัญกับความเป็นส่วนตัวและการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้งาน ลูกค้า คู่ค้า และบุคคลที่ข้อมูลอาจถูกประมวลผลผ่านระบบ
นโยบายฉบับนี้อธิบายวิธีการเก็บรวบรวม ใช้ เปิดเผย จัดเก็บ และคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล เมื่อท่าน:
- เข้าใช้งานเว็บไซต์ IntraMind
- สมัครขอทดลองใช้งานหรือเปิดบัญชีองค์กร
- ใช้งาน AI Agent และระบบฐานความรู้
- อัปโหลดเอกสารหรือเชื่อมต่อแหล่งข้อมูล
- ติดต่อทีมขาย ทีมสนับสนุน หรือทีมบริการลูกค้า
- เชื่อมต่อ IntraMind กับฐานข้อมูล เว็บไซต์ LINE API หรือระบบภายนอก
นโยบายนี้ครอบคลุมผู้ดูแลระบบ พนักงานขององค์กร ผู้ใช้งานทั่วไป ผู้สมัครทดลองใช้ ผู้ติดต่อทางธุรกิจ และบุคคลที่ข้อมูลถูกนำเข้าสู่ระบบโดยองค์กรลูกค้า
บทบาทในการประมวลผลข้อมูล
- สำหรับข้อมูลการสมัคร บัญชีผู้ใช้งาน การติดต่อ การเรียกเก็บเงิน และการใช้งานเว็บไซต์ บริษัทอาจมีสถานะเป็น ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล
- สำหรับเอกสาร ฐานข้อมูล บทสนทนา หรือข้อมูลที่องค์กรลูกค้านำเข้าสู่ระบบ บริษัทจะดำเนินการในฐานะ ผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล ตามคำสั่งและขอบเขตที่องค์กรลูกค้ากำหนด
[02]ข้อมูลที่เราเก็บรวบรวม
2.1 ข้อมูลที่ท่านให้แก่เรา
ข้อมูลสำหรับสมัครทดลองใช้และเปิดบัญชี
- ชื่อและนามสกุล
- หมายเลขโทรศัพท์
- อีเมล
- ชื่อบริษัทหรือองค์กร
- ตำแหน่งและแผนก
- รหัสผู้แนะนำ
- ช่วงเวลาที่สะดวกให้ติดต่อกลับ
- ประเภทธุรกิจ
- ขนาดองค์กร
- แผนกที่ต้องการทดลองใช้งาน
- ปัญหาหรือความต้องการขององค์กร
- Subdomain ที่ต้องการใช้งาน
- ข้อมูลบัญชีและข้อมูลยืนยันตัวตน
ข้อมูลบัญชีองค์กร
- ชื่อองค์กรและข้อมูลนิติบุคคล
- ที่อยู่และข้อมูลสำหรับออกเอกสารทางบัญชี
- รายชื่อผู้ดูแลระบบและผู้ใช้งาน
- บทบาทและสิทธิ์การเข้าถึง
- แผนบริการและข้อมูลการสมัครใช้บริการ
- ประวัติการตั้งค่าและการเปลี่ยนแปลงบัญชี
ข้อมูลการชำระเงิน
- ข้อมูลสำหรับออกใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และเอกสารทางบัญชี
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
- ที่อยู่สำหรับออกเอกสาร
- ประวัติและสถานะการชำระเงิน
- ข้อมูลอ้างอิงธุรกรรมจากผู้ให้บริการรับชำระเงิน
บริษัทอาจไม่จัดเก็บข้อมูลบัตรเครดิตหรือข้อมูลทางการเงินทั้งหมดโดยตรง หากการชำระเงินดำเนินการผ่านผู้ให้บริการภายนอก
ข้อมูลจากการเชื่อมต่อระบบ
- Access Token, API Key และข้อมูลยืนยันตัวตน
- Webhook Configuration
- ข้อมูลจาก LINE เว็บไซต์ ฐานข้อมูล หรือระบบภายนอก
- ข้อมูลจาก Cloud Storage, CRM, ERP, HR System หรือระบบภายในอื่น
- ข้อมูลจาก Google Workspace หรือแพลตฟอร์มที่องค์กรอนุญาต
บริษัทจะประมวลผลข้อมูลเฉพาะเท่าที่จำเป็นต่อการให้บริการและตามสิทธิ์ที่องค์กรกำหนด
ข้อมูลในฐานความรู้
- เอกสาร PDF, Word, Excel และไฟล์ประเภทอื่น
- คู่มือ นโยบาย ระเบียบ และขั้นตอนการทำงาน
- ข้อมูลสินค้าและบริการ
- เนื้อหาจากเว็บไซต์ ตาราง หรือฐานข้อมูล
- คำถามและคำตอบที่องค์กรกำหนด
- Prompt คำสั่ง และเงื่อนไขของ AI Agent
- Metadata ของเอกสาร เช่น ชื่อไฟล์ หมวดหมู่ ผู้สร้าง และวันที่แก้ไข
ข้อมูลการสนทนาและการใช้งาน AI
- คำถามหรือ Prompt
- คำตอบที่ AI สร้างขึ้น
- ประวัติการสนทนา
- แหล่งข้อมูลที่ระบบใช้อ้างอิง
- Feedback ต่อคำตอบ
- ประวัติการแก้ไขหรือปรับปรุงคำตอบ
- ข้อมูลการใช้งาน AI Agent
ข้อมูลการติดต่อและสนับสนุน
- ข้อความที่ติดต่อกับทีมงาน
- รายละเอียดคำขอรับบริการ
- ประวัติการแก้ไขปัญหา
- ไฟล์หรือภาพหน้าจอที่แนบมา
- บันทึกการประชุมหรือการให้คำปรึกษา เมื่อได้รับอนุญาต
2.2 ข้อมูลที่เก็บรวบรวมโดยอัตโนมัติ
- IP Address
- ประเภทอุปกรณ์ ระบบปฏิบัติการ และเบราว์เซอร์
- วัน เวลา หน้าที่เข้าใช้งาน และระยะเวลาการใช้งาน
- Log การเข้าสู่ระบบ
- Log การเปลี่ยนแปลงข้อมูลและสิทธิ์
- ข้อผิดพลาดและข้อมูลประสิทธิภาพของระบบ
- Cookie และเทคโนโลยีที่มีลักษณะคล้ายกัน
- ข้อมูลการใช้งานฟังก์ชันต่าง ๆ
2.3 ข้อมูลส่วนบุคคลที่มีความอ่อนไหว
IntraMind ไม่ได้มีวัตถุประสงค์หลักในการเก็บข้อมูลส่วนบุคคลที่มีความอ่อนไหว องค์กรลูกค้าไม่ควรนำข้อมูลดังกล่าวเข้าสู่ระบบ เว้นแต่มีความจำเป็น มีฐานทางกฎหมายที่เหมาะสม และได้รับสิทธิหรือความยินยอมตามที่กฎหมายกำหนด
[03]วัตถุประสงค์ในการใช้ข้อมูล
การให้บริการ IntraMind
- สร้างและบริหารบัญชีผู้ใช้งาน
- สร้างพื้นที่ใช้งานและ Subdomain ขององค์กร
- ยืนยันตัวตนและควบคุมการเข้าใช้งาน
- ประมวลผลคำถามและสร้างคำตอบ
- ค้นหา สรุป เปรียบเทียบ และเชื่อมโยงข้อมูล
- แสดงเอกสารและแหล่งอ้างอิง
- จัดการฐานความรู้และ AI Agent
- เชื่อมต่อกับระบบที่องค์กรกำหนด
- กำหนดสิทธิ์ตามบุคคล แผนก บทบาท หรือเอกสาร
- สำรอง กู้คืน และดูแลความต่อเนื่องของบริการ
การดูแลและปรับปรุงบริการ
- วิเคราะห์ประสิทธิภาพของระบบ
- ตรวจสอบข้อผิดพลาด
- พัฒนาฟังก์ชันและประสบการณ์ใช้งาน
- วิเคราะห์ข้อมูลสถิติแบบภาพรวม
- ปรับปรุงคุณภาพการค้นหาและการแสดงคำตอบ
- ทดสอบความเสถียรและความปลอดภัยของระบบ
การดำเนินธุรกิจ
- ติดต่อกลับผู้สมัครทดลองใช้
- วิเคราะห์ความต้องการและแนะนำแพ็กเกจ
- จัดทำใบเสนอราคา สัญญา และเอกสารทางบัญชี
- ประมวลผลการชำระเงิน
- ให้บริการลูกค้าและสนับสนุนด้านเทคนิค
- บริหารความสัมพันธ์กับลูกค้าและคู่ค้า
การติดต่อสื่อสาร
- ส่งข้อมูลเกี่ยวกับบัญชีและการใช้งาน
- แจ้งเตือนด้านความปลอดภัย
- แจ้งการเปลี่ยนแปลงบริการหรือเงื่อนไข
- ตอบคำถามและคำขอ
- ส่งข่าวสารหรือข้อเสนอทางการตลาด เมื่อได้รับความยินยอม
การปฏิบัติตามกฎหมายและรักษาความปลอดภัย
- ปฏิบัติตามกฎหมายและข้อกำหนดของหน่วยงานรัฐ
- ตรวจสอบและป้องกันการทุจริต
- ป้องกันการเข้าถึงระบบโดยไม่ได้รับอนุญาต
- ตรวจสอบการละเมิดเงื่อนไขการใช้งาน
- ปกป้องสิทธิ ทรัพย์สิน และความปลอดภัยของบริษัท ลูกค้า และผู้ใช้งาน
ข้อมูลของลูกค้าจะไม่ถูกนำไปฝึก AI สาธารณะ
บริษัทจะไม่นำเอกสาร ข้อมูลฐานความรู้ Prompt ประวัติการสนทนา คำตอบ หรือข้อมูลจากระบบที่องค์กรเชื่อมต่อ ไปใช้เพื่อ:
- ฝึกโมเดล AI สาธารณะ
- พัฒนาโมเดลที่ใช้ร่วมกับลูกค้ารายอื่น
- สร้างฐานความรู้ให้กับองค์กรอื่น
- เปิดเผยข้อมูลเพื่อประโยชน์ทางการค้าของบุคคลภายนอก
หากมีการใช้ผู้ให้บริการโมเดล AI ภายนอก บริษัทจะเลือกใช้บริการและการตั้งค่าที่ไม่อนุญาตให้นำข้อมูลของลูกค้าไปฝึกโมเดล และจะกำหนดข้อผูกพันด้านการประมวลผลข้อมูลกับผู้ให้บริการดังกล่าว
บริษัทอาจใช้ข้อมูลสถิติที่ผ่านการรวบรวมและทำให้ไม่สามารถระบุตัวบุคคลหรือองค์กรได้ เพื่อวิเคราะห์และปรับปรุงประสิทธิภาพของบริการ
[04]การเปิดเผยข้อมูล
บริษัทจะไม่ขาย ให้เช่า หรือแลกเปลี่ยนข้อมูลส่วนบุคคลของท่านกับบุคคลภายนอกเพื่อประโยชน์ทางการตลาด
เราอาจเปิดเผยข้อมูลเฉพาะเท่าที่จำเป็นแก่:
ผู้ให้บริการที่เกี่ยวข้อง
- ผู้ให้บริการ Cloud Hosting, Data Center หรือ Private Cloud
- ผู้ให้บริการโมเดล AI หรือโครงสร้างพื้นฐานด้าน AI
- ผู้ให้บริการอีเมลและการแจ้งเตือน
- ผู้ให้บริการวิเคราะห์ประสิทธิภาพ
- ผู้ให้บริการระบบชำระเงิน
- ผู้ให้บริการสนับสนุนลูกค้า
- ผู้ให้บริการสำรองและรักษาความปลอดภัยข้อมูล
- ที่ปรึกษาด้านกฎหมาย บัญชี และการตรวจสอบ
แพลตฟอร์มที่องค์กรเลือกเชื่อมต่อ
- LINE
- เว็บไซต์ขององค์กร
- ฐานข้อมูล
- Google Workspace
- ระบบจัดเก็บเอกสาร
- CRM, ERP หรือ HR System
- API และบริการภายนอกอื่น
การเปิดเผยดังกล่าวจะเกิดขึ้นตามการตั้งค่า สิทธิ์ และคำสั่งขององค์กรลูกค้า
หน่วยงานที่มีอำนาจตามกฎหมาย
บริษัทอาจเปิดเผยข้อมูลเมื่อ:
- กฎหมายกำหนด
- ได้รับคำสั่งจากศาลหรือหน่วยงานรัฐ
- จำเป็นต่อการดำเนินคดีหรือปกป้องสิทธิของบริษัท
- จำเป็นต่อการป้องกันการฉ้อโกง อาชญากรรม หรือภัยคุกคามด้านความปลอดภัย
บริษัทจะจัดให้มีข้อตกลงการประมวลผลข้อมูลหรือเงื่อนไขด้านการคุ้มครองข้อมูลกับผู้ให้บริการที่เกี่ยวข้องตามความเหมาะสม
[05]ระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูล
บริษัทจะเก็บรักษาข้อมูลเท่าที่จำเป็นตามวัตถุประสงค์ในการให้บริการ ข้อกำหนดในสัญญา และระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด
- ข้อมูลบัญชีจะถูกเก็บไว้ตลอดระยะเวลาที่บัญชียังใช้งาน
- ข้อมูลการสมัครทดลองใช้จะเก็บไว้เพื่อการติดต่อและติดตามผลตามระยะเวลาที่เหมาะสม
- ข้อมูลเอกสารและฐานความรู้จะเก็บตามระยะเวลาของสัญญาหรือจนกว่าองค์กรจะลบข้อมูล
- ข้อมูลจากการเชื่อมต่อจะเก็บจนกว่าจะยกเลิกการเชื่อมต่อหรือสิ้นสุดการให้บริการ
- ประวัติการสนทนาจะเก็บตามการตั้งค่าขององค์กรหรือแพ็กเกจบริการ
- Log การใช้งานและความปลอดภัยจะเก็บตามระยะเวลาที่จำเป็นต่อการตรวจสอบระบบ
- ข้อมูลทางบัญชีและภาษีจะเก็บตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด
- ข้อมูลสำหรับการตลาดจะเก็บจนกว่าจะถอนความยินยอมหรือหมดความจำเป็น
เมื่อสิ้นสุดสัญญา บริษัทจะดำเนินการคืน ลบ หรือทำลายข้อมูลตามเงื่อนไขในสัญญาและข้อตกลงการประมวลผลข้อมูล
ข้อมูลบางส่วนอาจคงอยู่ในระบบสำรองข้อมูลตามรอบการทำงาน ก่อนถูกลบอย่างถาวร โดยจะไม่ถูกนำกลับมาใช้เพื่อวัตถุประสงค์อื่น
[06]การรักษาความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูล
บริษัทใช้มาตรการทางเทคนิคและมาตรการภายในองค์กรตามความเหมาะสม เช่น:
- การเข้ารหัสข้อมูลระหว่างรับส่งและจัดเก็บ
- ระบบยืนยันตัวตนที่ปลอดภัย
- การกำหนดสิทธิ์ตามบทบาท บุคคล และแผนก
- การแยกข้อมูลระหว่างองค์กร
- การจัดเก็บและบริหาร Access Token อย่างปลอดภัย
- การบันทึก Log และตรวจสอบกิจกรรมสำคัญ
- การสำรองและกู้คืนข้อมูล
- การตรวจสอบช่องโหว่และประเมินความปลอดภัย
- การจำกัดการเข้าถึงข้อมูลเฉพาะผู้ที่จำเป็น
- การอบรมบุคลากรด้านการคุ้มครองข้อมูล
- แผนตอบสนองต่อเหตุละเมิดข้อมูล
ในกรณีเกิดเหตุละเมิดข้อมูล บริษัทจะตรวจสอบ ควบคุมความเสียหาย และดำเนินการแจ้งองค์กรลูกค้า เจ้าของข้อมูล หรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องตามหน้าที่และระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด
อย่างไรก็ตาม ไม่มีระบบอิเล็กทรอนิกส์หรือวิธีการส่งข้อมูลผ่านอินเทอร์เน็ตใดที่สามารถรับประกันความปลอดภัยได้อย่างสมบูรณ์
[07]สิทธิของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล
ภายใต้เงื่อนไขของกฎหมาย ท่านอาจมีสิทธิดังต่อไปนี้:
- สิทธิในการเข้าถึงข้อมูล
- สิทธิในการแก้ไขข้อมูล
- สิทธิในการลบข้อมูล
- สิทธิในการระงับการใช้ข้อมูล
- สิทธิในการคัดค้านการประมวลผล
- สิทธิในการโอนย้ายข้อมูล
- สิทธิในการถอนความยินยอม
- สิทธิในการร้องเรียนต่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
บริษัทอาจขอข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อยืนยันตัวตนก่อนดำเนินการตามคำขอ และอาจปฏิเสธคำขอในกรณีที่กฎหมายอนุญาต โดยจะแจ้งเหตุผลให้ทราบ
สำหรับข้อมูลที่องค์กรของท่านนำเข้าสู่ IntraMind ท่านอาจต้องยื่นคำขอต่อองค์กรซึ่งเป็นผู้ควบคุมข้อมูลโดยตรง โดยบริษัทจะให้ความช่วยเหลือตามขอบเขตที่เหมาะสม
[08]การส่งหรือโอนข้อมูลไปต่างประเทศ
แม้ว่า IntraMind จะดำเนินธุรกิจหลักในประเทศไทย แต่ผู้ให้บริการ Cloud ระบบ AI หรือระบบเชื่อมต่อบางรายอาจมีการประมวลผลหรือจัดเก็บข้อมูลในต่างประเทศ
ในกรณีดังกล่าว บริษัทจะใช้มาตรการที่เหมาะสม เช่น:
- เลือกประเทศหรือผู้ให้บริการที่มีมาตรฐานคุ้มครองข้อมูลเพียงพอ
- จัดทำข้อตกลงการประมวลผลข้อมูล
- กำหนดข้อผูกพันด้านความลับและความปลอดภัย
- จำกัดข้อมูลให้เหลือเท่าที่จำเป็น
- ใช้การเข้ารหัสและควบคุมสิทธิ์การเข้าถึง
- ขอความยินยอมเมื่อกฎหมายกำหนด
องค์กรสามารถสอบถามประเทศหรือสถานที่จัดเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับแพ็กเกจของตนได้จากทีมงาน IntraMind
[09]การเปลี่ยนแปลงนโยบาย
บริษัทอาจปรับปรุงนโยบายฉบับนี้เป็นครั้งคราว เพื่อให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงของบริการ เทคโนโลยี กฎหมาย และมาตรฐานด้านความปลอดภัย
เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงสาระสำคัญ บริษัทจะแจ้งผ่านเว็บไซต์ ระบบ IntraMind อีเมล หรือช่องทางที่เหมาะสม พร้อมระบุวันที่ปรับปรุงล่าสุด
[10]ช่องทางติดต่อ
หากท่านมีคำถามเกี่ยวกับนโยบายความเป็นส่วนตัว การเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคล หรือประสงค์ใช้สิทธิในฐานะเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล สามารถติดต่อได้ที่:
- [ ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล ]
- บริษัท ไอเดีย วิวัฒน์ จำกัด (สำนักงานใหญ่)
- [ ที่อยู่ ]
- 65/83 หมู่ที่ 4 ตำบลเขาน้อย
อำเภอปราณบุรี จังหวัดประจวบคีรีขันธ์ 77120 - [ อีเมล ]
- admin@ideavivat.com
- [ เว็บไซต์ ]
- www.intramind.app